تحسين عمليات الشراء لتقوية أداء شركتك


هل تريد أداء أفضل ومزيد من السئولية اتجاه الموردين؟ هل تريد المزيد من التواصل بين المستودعات ، وعمليات شراء وإدارة مستندات أكثر انسيابية ، ومزيدًا من الشفافية في الشراء؟

أنت بحاجة إلى أتمام عمليات الشراء الخاصة بك باستخدام أداة حديثة شاملة. 

يمكن أن تكلفك أنظمة إدارة المشتريات القديمة الوقت والمال لشركتك وتتركك تتخبط بينما يتقدم المنافسون.

 يمكن لأداة إدارة المشتريات المتكاملة أن تزيل العديد من العمليات اليدوية المملة من سير عملك ، وتمنحك أساسًا متينًا لتعاون أفضل مع الموردين ، وتساعدك على إدارة المستندات بشكل أكثر فعالية .

 تابع القراءة لمعرفة كيف يمكنك تقوية شركتك باستخدام أداة إدارة المشتريات المتكاملة. 

احصل على أداء أفضل عبر تتبع أداء الموردين

يعتبر المورّدون مهمين جدًا لعملك ، ولكن إذا كنت لا تزال تستخدم عملية إدارة المشتريات اليدوية أو حتى أداة شراء قديمة ، فستفقد الحصول على أفضل ما لديك. 

تتيح لك أداة الشراء الصحيحة الاحتفاظ بسجلات تاريخية لأداء الموردين .

والتي يمكن أن تساعدك على التخلص من الأداء الضعيف والتفاوض على أداء أفضل ومسئولية أكبر من أولئك الذين بقوا. 

يمنحك التشغيل الآلي للمشتريات باستخدام الأداة الصحيحة الفرصة للبقاء على اطلاع بالطلبات التي فات موعد استحقاقها أو المواد ذات الجودة الرديئة. 

يمكنك تتبع أداء الموردين بمرور الوقت ، ويمكنك منحهم المزيد من الشفافية أيضًا. 

سيتمكن الموردون من تسجيل الدخول إلى بوابة البائع لتحديث إشعارات الشحن ، والوصول إلى المواصفات والوثائق الأخرى ، وإرسال الفواتير ، والاطلاع على حالات الدفع.

 من خلال الوضوح في أداء الموردين والتواصل المعزز الذي توفره معظم أدوات أتمام المشتريات ، ستكون مجهزًا لإبقاء الموردين على مستوى أعلى من ذي قبل.

تعزيز التواصل والتعاون بين المخازن

إذا كنت تستخدم تدفقات عمل مشتريات قديمة ، فأنت تنشئ ثقافة يمكن من خلالها بسهولة تقاطع السبل في التواصل بين الفرق والإدارات المختلفة.

 تتيح لك أدوات أتمام المشتريات وضع جميع المعلومات ذات الصلة بأمر شراء معين في مكان واحد.

بحيث يمكن للموظفين رؤية المعلومات التي يحتاجون إليها بنظرة سريعة على لوحة القيادة. 

سوف يتحسن الاتصال ، وسيكون هناك قدر أقل من المخازن التي يمكن أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى أخطاء وسهو.

تجنب العمليات اليدوية الشاقة

ليس سراً أن الناس أكثر عرضة لارتكاب أخطاء عندما يقومون بعمل ممل .

لذلك كلما استطعت التخلص من أكثر العمليات اليدوية مللا في سير عمل المشتريات ، قل عدد الأخطاء التي سيتعين عليك إصلاحها لاحقًا. 

يمكنك توفير الملايين ببساطة عن طريق وضع معظم المهام اليدوية في أيدي خوارزمية كمبيوتر مجهزة للتعامل مع العمل المتكرر بشكل أكثر دقة وفعالية من البشر. 

من خلال تقليل احتمالية حدوث خطأ بشري في سير عمل المشتريات ، ستوفر المال ، وسيقدر الموظفون لديك عدم الاضطرار إلى القيام بإدخال بيانات والمهام اليدوية الأخرى بعد الآن. 

بالإضافة إلى ذلك ، فإن الأشياء التي كانت تستغرق ساعات وساعات ستستغرق الآن ثوانٍ فقط .

وهذا سيوفر لموظفيك المزيد من الأعمال الشيقة التي لا يمكن إلا للبشر القيام بها.

تقليل الإنفاق

عندما تدير المشتريات يدويًا ، لا يعرف أصحاب المصلحة ما يتم طلبه أو متي يتم طلبه أو حتى لماذا يتم طلبه .

وهذا يخلق تعتيمًا في سير عملك يعزز الإنفاق المظلم والإنفاق المنشق.

 هذه هي النفقات التي تقع خارج الإجراءات المصرح بها .

مثل المشتريات غير الضرورية أو غير المعتمدة ، أو الطلبات المقدمة من الموردين غير المعتمدين. 

تلقي أدوات إدارة المشتريات الحديثة الضوء على الإنفاق حتى تتمكن من تحديد خدمات الاشتراك غير المستخدمة والمشتريات المنشقة والمشتريات المظلمة والمشتريات خارج العقد .

ثم التخلص منها أثناء إنشاء وسيلة محددة بوضوح للموظفين لإصدار أوامر الشراء الخاصة بهم. 

يمكنك أن ترى انخفاضًا حادًا في الإنفاق المنشق بمجرد تنفيذ أداة شراء جديدة.

إدارة المستندات بشكل أكثر فعالية

من الأفضل ألا تحتفظ بمستنداتك في صورة ورقية في خزانة الملفات .

لأنك إذا كنت كذلك ، فإنها تكلفك أموالًا ولا تحقق أقصى استفادة من شروط العقد التي حصلت عليها بشق الأنفس. 

قد لا تلتزم حتى بالشروط التي وافقت عليها أو تحترم التغييرات التي تمت مناقشتها عبر البريد الإلكتروني وفي العقود المحدثة. 

تحتاج إلى إدارة مستنداتك رقميًا ، وتخزينها في السحابة للوصول إليها بسهولة .

ولكنك تحتاج أيضًا إلى قوة أداة الشراء لمساعدتك في الحفاظ على تنظيم وثائقك. 

يمكن لنظام المشتريات الخاص بك ربط جميع الوثائق ذات الصلة – الكتيبات ، وأوامر الشراء ، والفواتير ، والمواصفات ، والعقود ، وما إلى ذلك معًا في لوحة القيادة بحيث يكون كل شيء في المكان الذي تريده. 

إنه أمر لا بد منه في هذه الأيام ، لأن موظفيك يقومون بالتأكيد بتبادل الوثائق والتواصل ذهابًا وإيابًا عبر البريد الإلكتروني طوال اليوم

لا توجد طريقة يمكنك من خلالها إدارة مشروع تجاري ناجح في هذا اليوم وهذا العصر بدون أداة الشراء المناسبة .

وحتى إذا كان عملك يعمل بشكل جيد مع سير عمل المشتريات اليدوي ، فأنت لا تعرف ما الذي تفتقده من حيث التكلفة و توفير الوقت وحده.

 قم بالتبديل إلى الشراء الآلي ، وراقب عملك وهو ينطلق.